Privacyverklaring voor sollicitanten

Deze privacyverklaring is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Herkel B.V. tevens handelend onder de naam Royal Herkel (hierna te noemen: Royal Herkel) de gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt in het kader van haar werving- en selectieprocedure.

Royal Herkel vindt de persoonlijke levenssfeer van haar sollicitanten van essentieel belang en volgt bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG). De AVG geeft o.a. aan dat Royal Herkel de verantwoordelijkheid heeft u te informeren over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Dit wenst Royal Herkel te doen via deze privacyverklaring waarin wordt aangeven welke persoonsgegevens er worden verwerkt, waar die voor worden gebruikt, wie ze gebruikt, aan wie de gegevens worden verstrekt en hoe lang deze worden bewaard. Ook staat in deze privacyverklaring welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meeste actuele privacyverklaring vindt u op www.royalherkel.com. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 mei 2018.

De grondslag en doeleinden van het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens

Royal Herkel verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. De gegevens en documenten die door de sollicitant worden verstrekt aan Royal Herkel worden door Royal Herkel verwerkt om te bepalen of de sollicitant in aanmerking komt voor een positie binnen Royal Herkel. De verwerking van persoonsgegevens door Royal Herkel is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Royal Herkel om geschikte nieuwe medewerkers te werven voor haar organisatie.

Teneinde een goede selectie te maken van sollicitanten op de juiste vacatures, kan het werving- en selectieproces bij Royal Herkel bestaan uit het vergelijken van de gegevens van de sollicitant met de vacatures bij Royal Herkel en de daarbij behorende kwalificaties, het eventueel contact opnemen met sollicitanten voor een nadere kennismaking en indien van toepassing, het contact opnemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten. Royal Herkel zal de sollicitant voorafgaand informeren indien zij contact opneemt met een referent van sollicitant dan wel een opleidingsinstituut. Daarnaast zal zij sollicitant informeren over de uitkomst van dit contact. Daarenboven kunnen de gegevens worden verwerkt voor het doorgeven van informatie aan de betreffende sollicitant over andere vacatures waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen. Ook kunnen de gegevens van de sollicitant binnen Royal Herkel worden doorgegeven om te bezien of de sollicitant eventueel in aanmerking komt voor een andere functie dan waarvoor is gesolliciteerd. Als een sollicitant wordt aangenomen, kunnen verkregen persoonsgegevens verder worden verwerkt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waaronder het opstellen van de arbeidsovereenkomst, voor administratieve doeleinden en introductie van de sollicitant binnen de Royal Herkel organisatie. De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan de medewerkers binnen Royal Herkel die belast zijn met de werving en selectie van nieuwe medewerkers.

Wanneer delen wij u persoonsgegevens?

Royal Herkel zal uw persoonsgegevens niet delen, anders dan in een beperkt aantal gevallen die hier omschreven worden. Indien Royal Herkel gebruikt maakt van externe partijen (headhunters, recruitment bureaus etc.) om een geschikte sollicitant te vinden voor een vacature, zal Royal Herkel de gegevens van de sollicitant met deze externe partijen delen. Royal Herkel zal de sollicitant hiervan op de hoogte stellen op het moment dat de sollicitant zijn of haar persoonsgegevens aan Royal Herkel verstrekt. Indien de sollicitant wordt uitgenodigd voor het maken van een capaciteitentest en/of andere assessments, zal Royal Herkel de hiervoor noodzakelijke gegevens delen met een assessmentbureau. Royal Herkel zal de sollicitant hierover vooraf nader informeren.

In sommige situaties besteedt Royal Herkel de verwerkingen van persoonsgegevens uit aan vertrouwde externe dienstverleners die functies voor Royal Herkel uitvoeren en diensten aan haar verlenen, zoals een ICT-dienstverlener en/of websitebeheerder.

Welke gegevens worden verwerkt?

Royal Herkel verwerkt persoonsgegevens die relevant zijn voor de werving- en selectieprocedure. Dit betreft in ieder geval de gegevens zoals die door de sollicitant zijn verstrekt, waaronder:

- NAW-gegevens, e-mailadres en eventuele andere contactgegevens;
- geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
- een eventueel toegevoegde pasfoto;
- curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
- gegevens over beschikbaarheid en verlof ; en
- andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.

Royal Herkel legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen of indien zulks toegelaten is bij of krachtens de wet. Met bijzondere persoonsgegevens wordt bedoeld gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

De door de sollicitant verstrekte gegevens worden door Royal Herkel bewaard gedurende een periode van vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure waarna de gegevens worden verwijderd, tenzij de sollicitant expliciet aangeeft dat zijn of haar gegevens langer mogen worden bewaard in het kader van eventuele toekomstige vacatures. In dat geval zal Royal Herkel de persoonsgegevens maximaal één jaar na toestemming daartoe bewaren.

Wat zijn uw rechten?

Een sollicitant heeft het recht op inzage in de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Verzoeken op dit gebied dienen te worden gericht aan het hieronder genoemde e-mailadres of postadres. Naar aanleiding van een dergelijk verzoek, kan de sollicitant vragen om diens gegevens te rectificeren, aan te vullen, te verwijderen, te beperken, ingeval de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn voor de doeleinden waarvoor Royal Herkel de gegevens gebruikt. Daarnaast heeft de sollicitant recht op dataportabiliteit. Dat wil zeggen dat de sollicitant in bepaalde gevallen Royal Herkel mag vragen om de gegevens beschikbaar te stellen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm.

De sollicitant heeft bovendien het recht om bezwaar te maken bij Royal Herkel of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dit is de toezichthouder die verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van de regels die gaan over de bescherming van persoonsgegevens.

Vragen of klachten?

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Royal Herkel dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met opnemen met de afdeling HR van Royal Herkel, via p&o@royalherkel.com of via een brief naar Royal Herkel. T.a.v. de afdeling HR, Postbus 1286, 3890 BB te Zeewolde.

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten is Herkel B.V. gevestigd te (3899 BN) Zeewolde aan de Nobelweg 6, en te bereiken via p&o@royalherkel.com en 036 - 5211800.